การบริหารจัดการการสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์จีน

การบริหารจัดการการสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์จีน

Purchasing management with Chinese suppliers

หากตอนนี้คุณได้ดำเนินการไปตามที่กล่าวคือ
การต่อรองกับซัพพลายเออร์
การประเมินศักยภาพซัพพลายเออร์
การมองหาซัพพลายเออร์
และเทคนิคการดีลธุรกิจกับคนจีน


Delicious

นั่นหมายถึงคุณได้ทำการค้นหาซัพพลายเออร์ ที่มีระบบการผลิตที่มีคุณภาพดี และเหมาะกับขนาดการสั่งซื้อหรือธุรกิจของคุณ แต่ถ้าหากคุณได้ตัดสินใจเปิดใบสั่งซื้อใบแรกไปยังซัพพลายเออร์ที่แย่ในการจัดการ หรือไม่เหมาะสมกับธุรกิจคุณ นั่นคือการติดกระดุมผิดตั้งแต่เม็ดแรก อย่าได้หวังว่าโรงงานที่แย่ ๆ จะผลิตของดี ๆ ดังนั้นขั้นตอนแรก ๆ จึงค่อนข้างมีความสำคัญต่อขั้นตอนต่อไป ซึ่งหากคุณได้เลือกซัพพลายเออร์ที่ดีแล้ว การบริหารจัดการโปรเจคการผลิต เช่นการจัดส่ง และการควบคุมคุณภาพก็ง่ายขึ้น

การสั่งให้ผู้ผลิตจีน ผลิตของให้เรา จะต่างจากระบบของไทย คือระบบของไทยหากคุณได้เปิดใบสั่งซื้อ และปรู๊ฟงานอื่น ๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็แค่นั่งรอสินค้าผลิตและส่งมอบ แต่กับซัพพลายเออร์จีนไม่ใช่ เมื่อคุณเปิดใบสั่งซื้อ การบริหารจัดการในฝั่งคุณเองต้องตามไปด้วย 

แน่นอนว่าขนาดของโรงงาน และประสิทธิภาพจะแปรผันกัน ตามอ่านได้ใน overview for china factory 

แต่ไม่ว่าขนาดของโรงงานใหญ่ขนาดไหน การบริหารจัดการการสั่งซื้อต้องควบคู่กันไป ปกติแล้วเราจะได้ดีลกับเซลส์ซึ่งเป็นผู้ประสานงานระหว่างเรา กับซัพพลายเออร์ หรือโรงงาน ซึ่งต้องคอยตามจี้ว่า การผลิตได้เป็นไปตามกำหนดการส่งหรือไม่ ซึ่งเซลส์ก็โอเค แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นพวกเขาไม่ใช่วิศวกร การจัดการเรื่องของโปรเจคก็ไม่ค่อยดีสักเท่าไร เรื่องของกระบวนการผลิตก็ไม่ค่อยทราบ หรือระบบควบคุมคุณภาพก็ไม่ค่อยรู้เรื่องเท่าไร ซึ่งบางเรื่องเราอาจใช้แทคติคเข้ามาช่วยดังนี้

• พยายามเลือกขนาดของโรงงาน ที่เหมาะกับขนาดการสั่งซื้อของเรา หากคุณเป็นผู้ซื้อรายย่อย แต่ไปสั่งของกับโรงงานขนาดใหญ่ คุณจะไม่ค่อยได้รับการเอาใจใส่มากนัก
• พยายามขอ Quote ราคาเป็น FOB
• พยายามสื่อสารกับโรงงานเป็นประจำ ในทำนองว่าคุณติดตามออร์เดอร์อยู่ หากไม่ตาม ส่วนมากแล้วจะได้ของไม่ตรงตามกำหนด
• หากกำหนดการส่งคือต้นเดือนบอกว่า เราต้องประสานงานกับสายเรือ และค่าเรือจะมีการเปลี่ยนแปลง เราต้องรู้กำหนดการคร่าว ๆ ได้ ตามกำหนดหรือไม่ เป็นการโยนเรื่องเข้าสู่ดรามา หากเป็นไปตามกำหนด เช่นต้นเดือน เราจะจองเรือเลย จะได้ใช้เรทเดือนนี้ เพราะเดือนหน้าเรทเรือขึ้น
• หากกำหนดการคือกลางเดือน ก็ทำคล้าย ๆ ด้านบน ถามวันที่ประมาณการ เพื่อจองตั๋วเครื่อง จะส่งจนท.บินไปคิวซี ช่วงนี้เที่ยวบินเต็ม
• หากกำหนดการคือปลายเดือน ก็ถามคล้าย ๆ ว่ายังกำหนดการเดิมใช่ไหม ไม่ต้องแจ้งเลื่อนเรือหรืออะไร หรือจะนำเรื่องข้ออ้างวันหยุดของเรา / ของเขามาเป็นประเด็น เพื่อสร้างดรามา
• แต่อย่าพยายามตามจี้บ่อยครั้งเกินไป จนเรากลายเป็น ลูกค้าเจ้าปัญหา พยายามโยนเรื่องออกนอกตัว และเข้าสู่โหมดดรามา
• อย่าได้คิดเองเออเองว่าชิปปิ้งจะตามของให้คุณ คุณต้องตามของเอง
• อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องทำคือนำ Payment condition เข้าเป็นส่วนหนึ่งของ Purchase order / Proforma Invoice 
• การชำระเงินขั้นสุดท้าย ต้องผ่านการเห็นว่า ของผลิตออกมาได้ตามที่คุย หรือตกลงกันตามเงื่อนไข กันงบประมาณส่วนหนึ่งสำหรับทริปเดินทางไปตรวจสอบคุณภาพที่จีน อย่างไรเสียคุณ หรือผู้รับมอบอำนาจที่เชื่อถือได้ third party ต้องบินไปตรวจสอบของ อย่าลืม